В дополнение к организации данных, базовым макетам электронных таблиц и выполнению вычислений, Microsoft Excel может служить надежным инструментом для создания привлекательных интерактивных панелей мониторинга. В конце концов, статические электронные таблицы с бесконечными рядами чисел порой могут быть подавляющими и не в состоянии отображать и передавать ключевые идеи. Вот где появляются интерактивные панели мониторинга, чтобы предложить вам динамичный способ изучения данных, выявления тенденций и принятия обоснованных решений.
Что такое интерактивная панель инструментов в Microsoft Excel?
Прежде чем перейти к пошаговым инструкциям по созданию интерактивной панели мониторинга в Microsoft Excel, давайте немного поговорим об этом. Интерактивная панель мониторинга содержит комбинацию диаграмм, графиков, таблиц и рисунков, которые помогут пролить свет на ваши сложные данные в удобном для чтения формате.
Помимо предоставления интерфейса для быстрой интерпретации данных, интерактивная панель инструментов также оставляет хорошее впечатление перед вашими заинтересованными сторонами, профессорами, инвесторами или потенциальными клиентами. Такая одностраничная панель инструментов выходит за рамки набора диаграмм и таблиц, предоставляя ключевую информацию и ценные идеи для ускорения процесса принятия решений.
Например, если вы менеджер по продажам и хотите отслеживать эффективность своей команды в разных регионах, категориях продуктов и временных периодах, вы можете создать интерактивную панель мониторинга с диаграммами и графиками, сводными таблицами, срезами и условным форматированием. После завершения работы над панелью мониторинга, например, вы можете быстро проверить, был ли достигнут или превышен квартальный целевой показатель продаж, а также другие важные показатели.
Возможности интерактивных панелей мониторинга в Excel безграничны.
Как создать интерактивную панель мониторинга в Microsoft Excel
Теперь, когда у вас есть базовое представление об интерактивных панелях мониторинга в Microsoft Excel, давайте проверим их в действии. Перед началом работы четко определите цель и вариант использования вашей панели мониторинга. С этой ясностью вы сможете быстро следовать шагам и эффективно завершить задачу настройки.
Вставьте данные и создайте сводную таблицу (или несколько!)
Сначала сгенерируйте набор необработанных данных, который вы планируете использовать для создания интерактивной панели мониторинга в Excel. Сначала вам нужно будет встроить данные в таблицу Excel в формате таблицы с заголовками, затем оттуда мы сможем перейти к созданию сводных таблиц, которые будут суммировать данные на основе категорий по вашему выбору. Для примера ниже давайте возьмем таблицу с информацией о продажах продуктов, и я покажу, как использовать сводные таблицы для извлечения и визуализации такой информации, как количество проданных единиц в месяц, продажи, сгенерированные продавцом, или иной.
Создайте или откройте соответствующую электронную таблицу в Microsoft Excel. Выберите данные, затем нажмите Вставить > Таблица, чтобы перевести все это в удобный формат таблицы с заголовками. 
Установите флажок рядом с пунктом Моя таблица содержит заголовки (и, конечно же, убедитесь, что это так), затем нажмите «ОК».
При желании вы можете отформатировать таблицу из верхнего меню, чтобы придать ей другой вид (по умолчанию используется синяя тема).
Теперь пришло время использовать вашу таблицу для создания сводной таблицы (или нескольких), чтобы вы могли анализировать и видеть закономерности в ваших данных. Для этого перейдите в Вставка > Сводная таблица и выберите Из таблицы/диапазона.
Дайте ему соответствующее имя, выберите «Новый рабочий лист» в качестве местоположения и нажмите «ОК».
Для этого примера мы создадим три диаграммы, поэтому нам понадобятся три сводные таблицы. Вместо того, чтобы повторять те же шаги выше, чтобы создать три новые сводные таблицы с нуля, вы можете просто удерживать CTRL (или option на Mac) и перетаскивать новый рабочий лист вправо, чтобы скопировать его. Повторите это, чтобы создать три листа сводных таблиц. Для ясности переименуйте листы с помощью контекстного меню.
Создание диаграмм с помощью сводных таблиц
Теперь, когда наши три новые сводные таблицы готовы, пришло время создать диаграммы для панели мониторинга на основе содержащейся в них информации.
Как только ваша сводная таблица будет готова, на боковой панели появится поле сводной таблицы. Выберите поля, которые вы хотите включить в отчет (которые отражают заголовки в вашей исходной таблице). Давайте выберем Month и Units Sold.
Перейдите в меню Вставка > Диаграммы и выберите тип диаграммы, которую вы хотите вставить. Давайте добавим круговую диаграмму.
Вы можете выбрать диаграмму и нажать на значок стиля, чтобы изменить ее внешний вид. Вы также можете нажать на значок + и настроить элементы диаграммы.
Например, вы можете добавить или скрыть заголовок диаграммы, изменить ее положение, изменить расположение меток данных и даже изменить положение легенды. В целом, у вас достаточно возможностей настройки, чтобы получить желаемый результат в Excel.
После того, как вы закончили свою первую сводную таблицу, перейдите на другой лист, выберите сводную таблицу и вставьте соответствующие поля, чтобы создать еще одну диаграмму. Здесь мы добавили столбчатую диаграмму.
Повторите то же самое для третьего листа, выберите нужные поля и добавьте диаграмму. Мы добавили здесь диаграмму с областями. Действия идентичны тем, что обсуждались в разделе выше.
Не забудьте поэкспериментировать с элементами диаграммы в каждом типе, если вам не нравится стиль и внешний вид по умолчанию.
Создать центральную панель управления
Как только ваши сводные таблицы готовы, пришло время собрать их на одном листе.
Нажмите значок + внизу файла, чтобы вставить новый лист. Вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши по нему, чтобы переименовать его в Dashboard. Скопируйте сводные диаграммы с других листов и вставьте их на панель мониторинга. Вы можете переупорядочить их в соответствии со своими предпочтениями и создать единообразный вид.
Совет: добавьте слайсеры на панель управления
Вы также можете добавлять фильтры в виде срезов на панель инструментов Excel. Опытные пользователи могут взаимодействовать с панелью инструментов и фильтровать соответствующие данные в кратчайшие сроки. Здесь мы добавим слайдер для отдела продаж, чтобы мы могли проверять эффективность продаж каждого сотрудника одним щелчком мыши.
Выберите любую сводную диаграмму на панели инструментов. Перейдите к PivotChart Analyze. Выберите Insert Slicer.
Установите флажок рядом с полем «Продавец» и нажмите «ОК».
Поместите срез в определенное место. На данный момент ваш срез подключен только к выбранной диаграмме. Нам нужно будет убедиться, что вы также подключили его к данным в других сводных диаграммах, чтобы разбить данные по всем направлениям, захватив все показатели для одного и того же сотрудника в этом случае. Щелкните правой кнопкой мыши по срезу и выберите Report Connections.
Выберите другие связанные сводные таблицы и нажмите «ОК».
Теперь вы можете нажать на имя любого продавца и проверить его соответствующие показатели в режиме реального времени.
Когда мы нажимаем на Джима, на панели инструментов отображается количество проданных им единиц товара в месяц, а также размер прибыли и дохода, которые он получил по всем категориям, отображаемым на панели инструментов.
Причины создания интерактивных панелей мониторинга со сводными таблицами
Вы все еще не уверены в целесообразности использования интерактивной панели мониторинга в Excel? Вот некоторые из основных преимуществ создания динамических панелей мониторинга в Microsoft Excel.
Лучшее исследование данных: с помощью срезов и динамической фильтрации вы можете просматривать вручную отобранные данные на основе определенных критериев для показателей, которые вы хотите видеть. Улучшенный процесс принятия решений: он обеспечивает понимание в реальном времени и позволяет лицам, принимающим решения, быстро реагировать на постоянно меняющиеся обстоятельства. Повышенная производительность: он повышает эффективность и освобождает ценное время для аналитиков. Экономичность: благодаря этой встроенной функции в Excel вам не нужно полагаться на другие программы для создания таких интерактивных панелей мониторинга, это то, что вы можете легко создать и поддерживать самостоятельно.
Принимайте решения на основе данных
От простых диаграмм и графиков до расширенных сводных таблиц, у вас есть множество вариантов создания персонализированной панели мониторинга в Excel. Начните с использования приемов выше, чтобы преобразовать ваши простые электронные таблицы в динамические панели мониторинга, которые предоставят вам и вашей команде более глубокое понимание этих бесконечных чисел в строках и столбцах.
Создание электронной таблицы с нуля может занять много времени. Если у вас есть еще проекты, вот лучшие бесплатные шаблоны Excel, которые помогут вам быстро настроить другие полезные рабочие листы.
